강연 소개 : 한때 우리는 스마트워크가 데스크탑을 노트북으로 바꾸고, 책상의 칸막이를 없애기만 하면 저절로 만들어질거라 믿었던 적이 있습니다. 하지만 진정한 스마트워크는 그런 물리적인 변화를 포함하는 일하는 방식의 '총체적인' 변화입니다. 저는 한국 최고의 공간서비스그룹 '토즈'에서 공간기획팀장을 지냈고, 유럽과 북미의 다양한 스마트워크 조직을 방문.경험했고, 새로운 방식의 일하기를 수년간 연구한 스마트워커로서, 스마트워크가 왜 트렌드가 아니라 일하는 방식의 진화인지, 그리고 무엇이 이 스마트워크를 진정으로 가능하게 하는지 이번 강연을 통해 소개해 드리려고 합니다.
게시일: 2016. 5. 10.
(박수와 환호)
대한민국 모든 조직의 올바른 스마트워크 정착을 꿈꾸는
스마트워크 디렉터 최두옥 입니다
만나서 반갑습니다
고흐의 그림 속에서나 나올 것 같은 멋진 구름이 펼쳐진 어느 화요일
6층 짜리 건물 입구에서 저희를 기다리고 있는 이 사람은
바로 이 회사의 온라인 마케팅 팀장 폴 (Paul Honout) 입니다
한국에서 온 저희를 위해서
2년 전에 리뉴얼을 했다는 여러 회사 내 공간들을 보여주셨는데요
모두가 한 자리에서 일할 수 있는 오픈 데스크도 있었고요
또 모든 직원에게 배정 되었다고 하는 개인 사물함
그리고 화상회의 시스템이 잘 갖추어진 회의실도 있었습니다
특히 이 회의실을 지나쳤을 땐
그 자리에서 폴이 즉석에서 오후에 있을 팀미팅을 예약해서 눈길을 끌었는데요
저희가 직원들은 모두 다 어디 있냐고 미팅할 팀원들이 어디 있냐고 묻자
폴의 대답이 재미있었습니다
"I don't know (저는 모르죠)"
모든 것이 다 있을 것 같던 이 사무실에 이 회사에 없는 것이 하나 있었으니
그것은 바로 출.퇴근이었습니다
그들에게 일이란 특정 시간에 특정 장소에 가는 것을 의미하는 게 아니라
어떤 결과를 만들기 위해서 무언가를 하는 것을 의미했습니다
그리고 사무실 역시 그 일을 하기 위한 최적의 공간일 뿐
어느 누구도 사무실에 가서 몇 시까지 있어야 된다는 생각을 하지는 않았습니다
이 이야기는 마이크로소프트 네델란드 지점의 스마트워크 이야기입니다
천 명의 직원이 근무하는 이 공간에 있는 데스크는 단 500개
그 중에서도 가장 피크 시간대에도 350개 이상이 차는 일은 거의 없다고 합니다
그 덕분에 건물 유지관리 비용은 38%가 줄어고요
출장과 관련된 비용은 절반으로 떨어졌다고 합니다
또 그로 인해서 이 회사에 찾아오는 많은 사람들로 인한 홍보 효과도 대단했다고 하고요
그리고 실제 이 안에 일하는 사람 1인당 직원의 공간 점유는
실제 16㎡에서 9㎡로 줄어들었지만
직원들은 오히려 더 사무실이 넓어졌다고 느꼈습니다
바로 스마트워크의 결과입니다
사실 스마트워크의 이름은 매우 다양합니다
스마트워크를 리드하는 네델란드에서는 'Het Nieuwe Werken'
즉, 영어로 하면 'The New Work' 이라는 이름으로 불리고요
영어권 국가에서는 조금 더 일반적인 의미로
'The New Way of Working (새로운 방식의 일하기)'
혹은 'The New World of Working (새로운 업무체계)' 라고 불립니다
우리나라의 경우는요
공식 스마트워크 사이트에 가보면 이렇게 정의가 되어 있습니다
"시간과 장소에 얽매이지 않고 어디서나 일을 할 수 있는 체제"
그런데 이 정의는요 2% 정도 부족하게 느껴집니다
사실 전통적인 일하는 방식이
일하는 시간이나 장소, 그리고 방법을 모두 고정시킨 거라면
사실 이 중에 시간과 장소를 조금 유연하게 한 것은 텔레워킹에 가깝습니다
진정한 스마트워크는 이 시간과 장소 방법에 모든 자율성을 주어서
효율을 극대화하는 것을 의미하죠
이런 흐름을 기본으로 다시 한 번 스마트워크를 정리해 본다면
이렇게 말 할 수 있을 것 같아요
"일하는 시간이나 장소, 방법에 자율성을 토대로 업무의 효율을 극대화하고"
"이렇게 생긴 잉여 시간과 가치를 가지고 일하는 사람 개개인의 삶과 일의 균형을 이루는 것"
어떻습니까? 아까 부족했던 2%가 좀 채워지는 것 같으세요?
그럼 이 스마트워크는 왜 필요한 걸까요?
그 대답은 사실 간단합니다
우리의 사회가 정보화 사회에서 하이컨셉의 시대로 넘어가고 있기 때문이죠
하이컨셉의 시대에서 중요한 개념 중의 하나는 바로 '복잡성'입니다
정보도 너무 많고 또 결과에 영향을 미치는 요소들도 너무 너무 많아졌습니다
그리고 이런 시대에 중요한 경쟁력의 핵심은 바로 인적 자원입니다
즉, 창의적인 것을 만들어 낼 수 있는 사람
그리고 이 많은 정보들을 가지고 적절한 의사 결정을 내릴수 있는 사람이 중요하게 된거죠
또 경제적으로 환경적으로 위기시대가 도래했기 때문에
필연적으로 기업들은 시간적 그리고 공간적인 낭비를 줄여야 했습니다
불필요한 공간의 운영 유지비를 줄이고
또 관행적으로 진행되어 온 시간의 낭비를 줄이는 것
그것은 바로 기업이 필연적으로 해결해야 될 일이었죠
그런 자연스러운 환경의 변화가 자극이 되서 일하는 방식에 변화가 생겼고요
그것을 우리는 지금 '스마트워크' 라고 부르고 있습니다
한때 우리는 스마트워크가 데스크탑을 패드(타블릿)로 바꾸고
사무실에 있는 칸막이를 없애기만 하면 이루어질 것이라고 믿었던 때가 있었습니다
하지만 진정한 스마트워크는 이러한 물리적인 변화를 포함해서
일하는 방식의 총체적인 변화를 의미합니다
오늘은 그 다섯 가지의 변화를 한번 살펴볼텐데요
첫 번째는 '과정 중심에서 성과 중심으로' 의 변화입니다
미국의 유명한 전자제품 마켓 중의 하나인 베스트바이(BEST BUY)에서는요
예전에 열 명이 미팅을 하면 그 중의 두 명만 의견을 교환하고
나머지 여덟 명은 그저 침묵하고 있었다고 합니다
그들이 회의장에 앉아있는 이유는
그저 회의에 참석하라는 통보를 받았기 때문이었던 거죠
하지만 이들에게 일하는 시간과 공간의 자유를 주고 난 후에 직원들이 변했습니다
서로 일하는 시간과 공간이 달랐기 때문에 보다 커뮤니케이션이 정확해졌고요
또 서로 어떻게 하면 더 효율적으로 일할 수 있을지를 나누는 문화가 정착됐습니다
물론 일부 경영진들은
이렇게 자유를 주면 자기들의 권한이 축소되지 않을까 걱정을 했는데요
결과적으로는 직원들의 성과 중심으로 평가가 이루어지기 때문에
보다 공정하고 보다 강력하게 권한이 주어졌던 거죠
두 번째 변화는 바로 '시간 중심에서 업무 중심으로' 의 변화입니다
사실 시간을 중심으로 하는 업무 문화는 직원들을 거짓말쟁이로 만듭니다
근무시간 중에 잠시 일을 보기 위해서 사무실을 떠나야 할 때도
우리는 그럴듯한 핑계를 만들어 내죠
사람들은 회사에서 우리가 쓰기로 한 시간을 어떻게 사용해야 하는지
그리고 그것이 어떻게 해야 사회적으로 허용되는지, 되지 않는지를 잘 알고 있습니다
아마 여기 계신 대부분들은
30분 동안 정말 내가 필요한 개인적인 업무를 보는 것 보다
의미없는 두 시간 짜리 미팅에 그냥 앉아있는 게 아마 마음이 편하실 거예요
하지만 스마트워크에서는 이러한 관행과 이러한 착각을 과감하게 깨부숩니다
만약에 내가 내일까지 어떤 보고서를 작성하기로 했다면
아침 9시에 가서 6시에 끝을 내든
아니면 4시쯤 초안을 완성하고 집에 돌아가
아이를 픽업해서 밥을 먹여 재운 다음에 밤늦게 완성을 하든
어느 누구도 뭐라고 하는 사람이 없을 겁니다
세 번째는 '통일성에서 다양성으로' 의 변화입니다
여기 이 그림은 최근에 나온 이케아(IKEA)의 포스터인데요
서로 다른 색깔과 모양의 가구들이 있기 때문에 이 멋진 그림이 나올 수 있었죠
스마트워크에서는 바로 이런 점을 중요하게 생각합니다
사실 우리 개개인의 일하는 스타일은 모두 다릅니다
그렇기 때문에 우리에게 맞는 최적의 업무 환경도 다를 수밖에 없어요
만약 내가 집중해서 보고서나 기획안을 써야 한다면
소음과 시야가 차단된 독립 공간이 더 필요할 거고요
만약에 웹디자이너와 함께 이번에 나온 웹사이트 디자인 시안을 리뷰해야 한다면
두 사람이 함께 앉을 수 있는 오픈 된 공간이 좀 더 효율적일지도 모릅니다
만약 거래처와 중요한 전화를 하면서 업무를 봐야 한다면
폰부스를 사용할 수도 있고요
스마트워크에서는 이렇게 업무의 효율을 가장 중요하게 생각하기 때문에
개인의 서로 다른 업무 방식을 존중합니다
네 번째는 바로 '철저한 계획에서 빠른 적응으로' 의 변화입니다
계획을 철저하게 세워 놓으면 마음이 편한 건 사실이에요
어떤 상황의 변수들을 모두 다 통제할 수 있다는 생각은
그게 환상일지언정 매력적입니다
하지만 아이러니하게도요
미래의 어떤 일이 일어날 지를 결정하는 그 순간
우리는 그 미래를 망치게 될 지도 모릅니다
왜냐하면 나중에 결정해야 될 일을
정보가 부족한 지금 결정하는 오류를 범하게 되기 때문이죠
하물며 우리가 거대한 조직을 계획하고
그 조직이 나아갈 방향을 미리 플래닝(계획) 한다는 것은
사실 환상에 가깝습니다
한 책에서 이런 말을 하더라고요
계획을 세운다는 것은 마치 날씨를 프로그래밍하는 것과 같다고요
우리가 등산을 잘하려면 일기예보 앞에서 하루 종일 얼굴을 처박고 있기보다는
올바른 등산 장구를 챙기고 또 비나 눈이 올 때를 대비해서
우산을 챙기는 것이 가장 현명하지 않을까 생각합니다
그리고 마지막은 '지시와 관리에서 믿음과 지원으로' 의 변화입니다
정보의 양이 적고 또 그 흐름이 아주 적었던 옛날에는
리더가 모든 정보를 다 소유하거나 혹은 알 수 있었어요
하지만 지금은 더 이상 그렇지 않습니다
정보들은 계속해서 변화하게 되고
이제 더 이상 사람들을 일하게 만드는 건 지시가 아니라, 그 일에 있는 가치죠
리더가 해야 될 일은 바로 이 가치를 누구보다도 수호하고
사람들이 목표를 향해서 계속해서 나갈 수 있도록
믿음과 지원을 주는 일입니다
그런 의미에서 이 사진에 보시는 것과 같이
스마트 오피스의 넓은 공간과 투명한 공간
그리고 우연한 만남들이 일어나는 오픈 키친이나 휴게공간은 그 중요성이 큽니다
이렇게 의도치 않았던 만남이 일어나는 과정을 통해서
회사 내 직원들은 자주 얼굴을 마주치게 되고요
그런 익숙함이 나중에는 믿음의 근원이 되죠
이런 믿음이 일을 하는데, 협업을 하는데 얼마나 중요한지는
제가 굳이 설명할 필요가 없을 것 같습니다
이렇게 효율성의 극대화를 위해서 개인에게 자유를 주는 스마트워크
하지만 개인에게 이렇게 많은 자유를 주다보면
혹시 그 자유가 남용되거나 악용되지는 않을까요?
지난 1년 미국에서 있었던 한 연구가
이에 대한 답변을 명쾌하게 해 주고 있는데요
이 연구에서는 포춘 500에 드는 한 기업을 선정해서
850명의 직원을 무작위로 두 그룹으로 나누었습니다
한 그룹은 저희가 보통 일하는 것처럼
정해진 시간에 정해진 사무실에서 정해진 일들을 하게 했고요
또 다른 그룹은 목표는 같지만
그들이 어떤 일을 언제, 어디서 해야 할 지를 스스로 결정하게 했습니다
물론 그 과정에는 팀장과의 목표 설정 과정 그리고 스케줄 조정 과정이 있었습니다
이를테면 어떤 사람들은 11시에 아이를 학교에 데려다주고 출근할 수도 있었지만
또 어떤 사람들은 좀 더 일찍 퇴근을 해서 병원을 갈 수도 있었던 겁니다
그렇게 실험을 한 결과
사람들이 자유를 갖게 되면 이를 오용하거나 남용할 것이라는 생각과는 다르게
두 그룹의 일하는 시간이라든지 결과는 사실 별 차이가 없었습니다
오히려 이 스마트워킹 그룹에 있었던 사람들은
더 시간을 효율적으로 사용했고요
그러면서 삶에 대해서 내가 좀 더 잘 살고 있다는 느낌을 받았다고 해요
이 실험에 참가했던 한 관계자의 말에 의하면
우리가 우리의 일을 어떻게, 어제, 어디서 하느냐를 결정할 수 있는것 만으로도
업무에 대한 만족도는 아주 크게 올라간다고 합니다
제가 네덜란드에서 기업들을 방문할 때마다 꼭 물어보는 질문이 있었습니다
"스마트워크 왜 시작하셨나요?"
근데 그 대답이 모두 다 같았어요
"스마트워크는 선택한 게 아니었어요. 어쩔수 없었거든요"
"비용을 줄이고 효율을 높이려면 그건 우리가 선택할 수 있는 유일한 방법이었어요"
"그리고 능력있는 인재들은 더 이상 옛날 방식으로 일하고 싶어하지 않습니다"
여러분, 스마트워크는 트렌드가 아닙니다
이것은 다이나믹한 사회 변화에 따른
너무나 자연스러운 일하는 과정의 진화라고 보는 것이 더 맞습니다
'아디다스'나 '베스트바이'와 같은 글로벌 기업은 물론이고요
가장 보수적인 조직이라고 생각하는 우리나라의 정부 경기도청까지도
오는 2017년 자율 좌석제를 기반으로 한 스마트워크를 위해 전사적인 노력을 하고 있습니다
머지않은 미래에 우리 일하기의 상식이 될 '스마트워크'
여러분은 힘들게 쫓아오시겠습니까?
아니면 지금부터 준비하시겠습니까?
바로 여러분이 선택하십시오
감사합니다
한글 자막 : 박진희 (jinee10.park@gmail.com)
이 글은 청각을 잃은 제 친구를 위해 작성되었습니다.
전체 또는 일부가 잘못듣고 잘못 옮겨적은 내용이 있을 수 있습니다.
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